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Das Bild zeigt eine Person am Laptop, die ihren Arbeitstag strukturiert

Strukturierter und effektiver arbeiten als Selbstständige - so organisierst du deinen Arbeitstag

Du sitzt am frühen Morgen vor deinem Laptop, der Kaffee dampft, die Welt da draußen erwacht langsam. Es ist still, und du hast die ganze Welt der Möglichkeiten vor dir. Du schaust auf den Bildschirm und gehst deine ToDos durch. Da begegnet dir jetzt schon wieder die alltägliche Herausforderung: Es ist an der Zeit, deinen Arbeitstag zu organisieren, um endlich strukturierter arbeiten zu können.

Du hast eine lange ToDo-Liste mit dringlichen Aufgaben, unzählige E-Mails und ein kreatives Projekt, das deine volle Aufmerksamkeit verlangt. Uff. Es schleicht sich langsam ein ungutes Gefühl ein: “Wie behalte ich da den Überblick und wo fange ich an? Wie schaffe ich es, strukturierter, effektiver und produktiv zu arbeiten, wenn so viele Ablenkungen lauern?”

Keine Sorge, du bist nicht allein! In diesem Artikel zeige ich dir, wie du deinen Arbeitstag strukturieren kannst, um nicht nur deinen Fokus zu behalten, sondern auch effektiver zu arbeiten. Keine komplizierten Techniken, nur praktische Tipps und Tricks, die du sofort anwenden kannst.

Bereite dich darauf vor, deinen Tag wie ein Profi zu planen, deine Morgenroutine zu meistern, Aufgaben mit der ALPEN-Methode zu organisieren, weitere Zeitmanagement-Methoden zu entdecken und am Ende des Tages nicht nur Aufgaben abgehakt, sondern auch echte Erfolge gefeiert zu haben.

Also schnapp dir noch einen Schluck von deinem dampfenden Kaffee, lass uns loslegen, und ich verspreche dir, dass du nach dem Lesen dieses Artikels nicht nur weißt, wie du deinen Fokus hältst, sondern auch, wie du jeden Arbeitstag effektiv rockst. Los geht’s! 🚀

Effektiver und strukturierter arbeiten - was bedeutet das?

Bevor wir uns gemeinsam darum bemühen, dass auch du deinen Arbeitstag zukünftig so gestaltest, dass auch du effektiver und strukturierter arbeiten kannst, kurz noch eine kleine Definition, bzw. die Antwort auf die Frage „was genau bedeutet effektives und strukturiertes Arbeiten eigentlich“?

Die Antwort beim strukturierten Arbeiten ist relativ simpel: Du bringst Struktur in deinen Arbeitsalltag (z.B. durch Zeitfenster, Routinen, Business Organisation – dazu später mehr) und schaffst es so, dich besser auf deine Ziele und ToDos zu konzentrieren.

Effektives Arbeiten hingegen bedeutet, dass du mit dem, was du tust, einen möglichst großen positiven Effekt erzielst (deine Ziele erreichst). Dafür ist es essentiell, dass man die richtigen Dinge tut. Das sollte man abgrenzen zum „effizienten Arbeiten“, bei dem man sich bemüht, vorgegebene Aufgaben möglichst schnell zu erledigen. Das ist natürlich auch wichtig und oft ein Teil des effektiven Arbeitens (du möchtest ja auch die richtigen Dinge möglichst schnell erledigen). Wenn du jedoch die „falschen“ Aufgaben angehst, hilft es auch nicht, wenn du dabei mega effizient bist – am Ende des Tages kommst du dennoch nicht wirklich weiter. Daher ist die strategische Planung inkl. guter Struktur so wichtig und aus meiner Sicht effektives Arbeiten das Ziel.

Und keine Sorge, wirklich jeder kann lernen strukturierter und effektiver zu arbeiten, versprochen.

Arbeitstag strukturieren und Arbeitsfenster festlegen

Warum eine gute Planung wichtig ist, wenn du effektiver arbeiten willst

Selbstständig zu sein bedeutet, dass du die Freiheit und Verantwortung hast, deinen eigenen Arbeitsalltag zu gestalten. Klingt verlockend, oder? Allerdings kann diese Freiheit auch zu einem zweischneidigen Schwert werden, wenn du nicht genau weißt, wie du sie nutzen sollst. Hier kommt deine Planung ins Spiel. Sie ist der Kompass, der dich auf deinem Weg zum Erfolg leitet. Warum ist Planung so wichtig? Nun, sie hilft dir, klare Ziele zu setzen, deine Zeit effizient zu nutzen und Ablenkungen zu minimieren. Mit einem durchdachten Plan in der Hand gehst du mit Selbstbewusstsein an die Arbeit und weißt, was du erreichen willst.

Arbeitsfenster einplanen, um Struktur zu schaffen

Selbstständig zu sein bedeutet nicht, rund um die Uhr zu arbeiten. Im Gegenteil, es ist entscheidend, klare Arbeitszeiten festzulegen und einzuhalten. Ich plane dafür an jedem Arbeitstag ein bis drei längere Arbeitsfenster ein. Denk an dein Arbeitsfenster wie an ein Geschäft, das zu bestimmten Zeiten geöffnet ist. Du kannst es so flexibel gestalten, wie es zu deinem Lebensstil passt, aber es ist wichtig, diese Zeiten konsequent zu respektieren. Dadurch schaffst du eine klare Trennung zwischen Arbeit und Freizeit, was dir ermöglicht, dich während der Arbeit voll und ganz auf deine Aufgaben zu konzentrieren und wirklich abzuschalten, wenn du nicht arbeitest.

Tool-Tipp 1: Deinen Arbeitstag digital strukturieren mit Google Calendar

Die gute Nachricht ist, dass du nicht alle Termine und Arbeitszeiten im Kopf behalten musst. Digitale Kalender sind dein bester Freund. Ich arbeite gerne mit Google Calendar, um dort meine Termine und Arbeitszeiten zu organisieren. Du kannst verschiedene Kalender für private und berufliche Termine erstellen, Erinnerungen einstellen und sogar gemeinsam genutzte Kalender für Teamprojekte anlegen. Dadurch kannst du viel effektiver arbeiten, weil du stets den Überblick über deinen Tag behältst und Anpassungen vornehmen kannst, sobald etwas Unerwartetes passiert.

Für mehr Effektivität: Privates bitte wann anders machen

Ja, es klingt verlockend, während der Arbeitszeit mal eben deine privaten Mails zu checken, den nächsten Urlaub zu planen oder einzukaufen, da du ja eh schon am Computer sitzt. Das führt jedoch schnell dazu, dass du deinen Fokus verlierst und deine Produktivität sinkt. Versuche, private Angelegenheiten außerhalb deiner Arbeitszeiten zu erledigen und schalte sämtliche Notifications aus, um gar nicht erst in Versuchung zu kommen. Du wirst erstaunt sein, wie viel effizienter du arbeiten kannst, wenn du dich ausschließlich auf deine beruflichen Aufgaben konzentrierst.

Starte gleich strukturierter in den Tag: Die Macht der Morgenroutine

Bedeutung eines guten Starts in den Arbeitstag

Der Morgen legt den Grundstein für einen strukturierten und effektiven Arbeitstag. Wie du deinen Tag beginnst, hat einen enormen Einfluss auf deine Produktivität und dein Mindset. Wenn du chaotisch und gestresst in den Tag startest, wird es schwierig sein, deinen Fokus zu halten. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, “richtig” in den Tag zu starten. Eine persönliche Morgenroutine hilft dir dabei, fokussiert und positiv in den Tag zu starten.

Empfehlungen für eine effektive Morgenroutine

Eine effektive Morgenroutine ist individuell anpassbar, aber es gibt einige bewährte Praktiken, die dir einen perfekten Start in den Arbeitstag ermöglichen können. Kombiniere gerne etwas Ruhiges, wie z.B. Meditation, Yoga oder das Lesen eines inspirierenden Buches, mit einer physischen Aktivität, wie z.B. einem kurzen Stretching oder einem Spaziergang.

Plane dann unbedingt Zeit für den Übergang von privaten Alltag zu beruflichen Aktivitäten ein. Dies ist besonders wichtig, wenn du von Zuhause aus arbeitest und/oder vorher noch eine ganz andere Rolle als die der Selbstständigen (wie z.B. die der Mutter) ausgefüllt hast. Starte dann mit etwas “Leichtem zum Reinkommen”, wie dem Überprüfen deiner E-Mails, schließe dann vorerst jedoch dein Mail-Programm. Das hat den Effekt, dass du dich im anschließenden Arbeitsfenster voll und ganz auf deine ToDos konzentrieren kannst.

Fokus halten und effektiv arbeiten mit deiner persönlichen Morgenroutine

Deine Morgenroutine sollte zu deinem Lebensstil und deinen Zielen passen. Du kannst sie nach und nach anpassen, um herauszufinden, was am besten für dich funktioniert. Experimentiere und sei flexibel. Du könntest mit einer einfachen Routine beginnen und sie im Laufe der Zeit erweitern, wenn du merkst, dass du von bestimmten Aktivitäten profitierst. Vergiss nicht, dass deine Morgenroutine nicht starr sein sollte, sondern dazu da ist, dir die nötige Energie zu verleihen, um motiviert in den Arbeitstag zu starten und dank deiner neuen Strukturen den Fokus auch zu halten.

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Aufgaben planen für effektiveres und strukturierteres Arbeiten

Arbeitstag strukturieren mit Hilfe der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ein bewährtes Werkzeug (das ich gerne etwas anpasse), um deine Aufgaben zu organisieren und deinen Fokus auf das Wesentliche zu lenken. Sie steht für Aufgaben priorisieren, Länge schätzen, Puffer einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle. Zuerst solltest du deine ToDos also nach ihrer Wichtigkeit sortieren und dann realistische Zeitvorgaben für jede Aufgabe setzen. Indem du dir klare Ziele für den Tag setzt (also fest definierst, WAS genau heute dran ist) und dann größere Aufgaben in kleinere Schritte unterteilst, vermeidest du Überforderung und kannst leichter den Fokus halten.

Meine eigens entwickelte Methode (angelehnt an ALPEN), um jederzeit und überall fix deine wichtigsten Business ToDos rauszufinden und sofort loszulegen, findest du hier für 0€: 

https://malebenstefanie.de/fokussierter-arbeiten

Tool-Tipp 2: ALPEN goes agile: Agiles Orga-System mit Asana

Um die ALPEN-Methode effektiv anzuwenden, empfehle ich die Verwendung von Organisations- bzw. Projektmanagement-Tools wie Asana. Mit Asana kannst du dir ein großes Board – stelle es dir wie eine große Tafel vor, auf der du Post-Its mit deinen Aufgaben flexibel organisieren kannst – mit all deinen ToDos anlegen (so hast du sie immer auf einen Blick), dort deine Prioritäten setzen, Fristen festlegen, all deine Projekte verfolgen, uvm. Es bildet deine Business Struktur ab, bietet dir einen klaren Überblick über deinen Arbeitsfortschritt und erinnert dich an bevorstehende Aufgaben.

Pro-Tipp 1: Aufgaben sollten auf deine Ziele hinarbeiten

Denke daran, dass nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind. Wenn es um die Priorisierung deiner Aufgaben geht, gibt es diverse Methoden, die du anwenden kannst (die bekannteste Methode ist wahrscheinlich die Eisenhower-Matrix). Egal wofür du dich entscheidest, ich empfehle dir immer, dass du deine Aufgaben danach priorisierst, ob sie wirklich zu deinen langfristigen Zielen als Selbstständige passen (anstatt immer nur die Dinge anzugehen, die grade am dringendsten sind). Wenn eine Aufgabe nicht zum Erreichen deiner Ziele beiträgt, solltest du sorgfältig darüber nachdenken, ob sie wirklich deine Zeit wert ist.

Pro-Tipp 2: Ziehe die Planung vor!

Ein bewährter Trick für einen strukturierteren Arbeitstag ist es, die Aufgaben für den nächsten Tag am Abend zuvor bzw. am Ende deines letzten Arbeitstages zu planen. So weißt du morgens sofort, was heute dran ist und vermeidest das Verzetteln bei deiner Aufgabenplanung. Du kannst stattdessen direkt in die Umsetzung gehen und deinen Fokus auf das Wesentliche richten. Außerdem wirst du fix merken, dass es dir wahrscheinlich leichter fällt, die nächsten ToDos zu priorisieren, wenn du noch mitten im Thema drin bist, anstatt dich morgens erst einmal gedanklich sammeln zu müssen.

Mit Zeitmanagement-Techniken den Fokus halten

Die beliebtesten Techniken um effektiver zu arbeiten

Die Welt des Zeitmanagements ist reich an Methoden, die dir helfen können, motiviert deine To-Dos anzugehen, deinen Arbeitstag effektiv zu strukturieren oder unliebsame Aufgaben zu erledigen.

Überlege dir, wo deine Schwächen liegen und teste einfach mal eine Methode für dich aus. Hier kommen einige der beliebtesten Methoden zur Inspiration:

1. Die Pomodoro-Technik für strukturiertes Arbeiten:

Die Pomodoro-Technik ist eine zeiteffiziente Methode, bei der du deine Arbeit in kurze, fokussierte Einheiten von normalerweise 25 Minuten (ein sogenannter „Pomodoro“) aufteilst. Nach jedem Pomodoro folgt eine kurze Pause von 5 Minuten. Nach vier Pomodoros machst du eine längere Pause von 15-30 Minuten. Diese Technik hilft, die Konzentration zu steigern und Ablenkungen zu minimieren.

2. Die Eisenhower-Matrix für Struktur beim Priorisieren:

Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben, die in vier Quadranten unterteilt ist. Aufgaben werden in den Quadranten „wichtig und dringend,“ „wichtig, aber nicht dringend,“ „nicht wichtig, aber dringend,“ und „weder wichtig noch dringend“ kategorisiert. Dies hilft dir dabei, deine Aufgaben nach Priorität zu ordnen. Bedenke, dass du hier erst einmal festlegen musst, was “wichtig” ist.

3. Eat That Frog! als Effektivitäts-Booster für Prokrastinierer:

Diese Methode, inspiriert von Brian Tracy’s Buch „Eat That Frog!“, rät dazu, die unangenehmsten oder schwierigsten Aufgaben zuerst zu erledigen, ähnlich dem Verspeisen eines unappetitlichen Froschs am Morgen. Indem du zuallererst die fiesesten Aufgaben erledigst, vermeidest du Prokrastination, fühlst dich im Anschluss gestärkt und kannst nun richtig Gas geben. Achtung, diese Methode ist nichts für dich, wenn du aus “Angst” stundenlang rumprokrastinierst und dich vor der Aufgabe drückst.

4. Die 2-Minuten-Regel für weniger Business Mental Load:

Diese einfache Regel besagt, dass du Aufgaben, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können, sofort erledigen solltest. Dadurch vermeidest du, dass sich kleine Aufgaben ansammeln und du Zeit damit vergeudest, diese irgendwo zu notieren, sie später dann wieder aufzurufen, etc. Wenn du solch kleine Aufgaben stets direkt erledigst, trägt das auch dazu bei, dass dein (digitaler) Arbeitsplatz aufgeräumter ist und du effektiver und strukturierter arbeitest.

Wie du diese Methoden effektiv für dich nutzen kannst, deinen Arbeitstag zu strukturieren

Die Wahl der für dich passenden Methode hängt selbstverständlich von deinen individuellen Bedürfnissen und Vorlieben ab. Experimentiere mit verschiedenen Optionen, um herauszufinden, welches am besten zu deinem Arbeitsstil passt. Du kannst selbstverständlich mehrere für dich passende Methoden kombinieren und nach deinen individuellen Bedürfnissen und Vorlieben anpassen, um so deine eigene optimale Zeitmanagement-Strategie zu entwickeln. 

Schaue dabei nur auf dich selbst und blende andere um dich herum aus. Nur weil etwas bei Person A funktioniert, muss es nicht bei dir funktionieren. Wenn du ohne Reflektion irgendwelche Methoden wählst, die gar nicht zu deinem Arbeitsalltag passen, wird es dir letzten Endes sogar schwerer fallen, deinen Fokus zu halten.

Denke daran, dass keine Methode ein Allheilmittel ist, es sei denn, das “Drumherum”, dein gesamtes System, stimmt und du nutzt die von mir vorgestellten Methoden zusätzlich, um dein System zu optimieren. Das gilt übrigens auch für digitale Tools und Helfer: Stelle sicher, dass deine Strukturen und dein Zeitmanagement stimmen, bevor du dich mit den Funktionen des Tools vertraut machst und sie in deinen täglichen Arbeitsablauf integrierst.

Arbeitstag strukturieren indem du Ablenkungen eliminierst und ToDos wirklich abarbeitest

Die besten Zeitmanagement-Methoden und Tools helfen nicht, wenn du ständig von Ablenkungen abgehalten wirst. Schalte Benachrichtigungen aus, richte feste Arbeitszeiten ein (noch besser: Deep Fokus Zeiten) und schaffe einen (digitalen) Arbeitsbereich ohne Ablenkungen. Wenn du fokussiert oder gar “im Flow” arbeitest, wirst du feststellen, dass du Aufgaben schneller und effizienter erledigen kannst. Schaue immer nur auf dein aktuelles ToDo und blende alles Weitere aus. Kommt dir zwischendurch ein wichtiger Gedanke, der eine andere Aufgabe betrifft, notiere ihn und arbeite dann konzentriert weiter (ja, auch hierfür eignet sich ein agiles Asana-System ganz hervorragend). Die restlichen Aufgaben können warten oder für spätere Zeiträume geplant werden.

Am fokussiertesten wirst du immer arbeiten, wenn du dir feste Zeitfenster schaffst, in denen du dich effektiv und ohne Ablenkung auf deine Arbeit konzentrieren kannst und dafür sämtliche Termine und Verpflichtungen woanders einplanst.

Das ist genau das, was du brauchst?

Eine strukturierte Woche ohne Stress bekommst du in der

Easy peasy Wochenplanung

Mockup der Easy Peasy Wochenplanung für dein Business - mehr Struktur in deiner Woche

Erfolge feiern und reflektieren

Erfolgserlebnisse als Motivations-Booster

 Vielleicht hast du ein schwieriges Projekt abgeschlossen, den “Frosch gegessen” oder einfach einen besonders produktiven Tag gehabt? Feiere diese Momente, sei stolz auf dich und genieße das Gefühl des Erfolgs, denn: Erfolgserlebnisse sind die Nahrung von uns Selbstständigen. 

Sie sorgen für Motivation, Selbstvertrauen und Durchhaltevermögen, wenn es irgendwann grade mal nicht so gut läuft. Es ist also unglaublich wichtig, dass du nicht nur Aufgaben abhakst (mit maximal einem kleinen zufriedenen Lächeln), um dich dann der nächsten Aufgabe zu widmen, sondern dass du auch bewusst Erfolge feierst, ganz gleich, wie klein sie auch sein mögen.

Wie Erfolge im Daily Business nicht untergehen

Im geschäftigen Business-Alltag haben wir nicht immer Zeit oder schlichtweg grade den Kopf dafür, uns unserer Erfolge richtig bewusst zu werden. Regelmäßige Reflexion ist daher der Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung. Nimm dir in gleichmäßigen Abständen Zeit, um über deine Erfolge und Herausforderungen nachzudenken. Notiere, was gut gelaufen ist, was du gelernt hast und was du beim nächsten Mal anders machen möchtest. Diese Selbstreflexion ermöglicht es dir, deine Arbeitsstruktur stetig anzupassen und effektiver zu werden.

Strukturiere deinen Arbeitstag um

Die Struktur deines Arbeitstages sollte keine in Stein gemeißelte Regel sein, sondern etwas, das sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Basierend auf deinen Erfahrungen und deinen regelmäßigen Reflexionen solltest du bei Bedarf Anpassungen vornehmen und dein System updaten bzw. erweitern. Vielleicht findest du heraus, dass bestimmte Zeitmanagement-Techniken besser zu dir passen als andere. Oder dein Alltag hat sich verändert, sodass du weniger Zeit hast bzw. Zeitfenster verschieben musst. Oder du entdeckst, dass deine Morgenroutine noch optimiert werden kann. Sei offen für Veränderungen und entwickle deine Methoden kontinuierlich weiter, um stetig effektiver zu arbeiten.

Fazit

Und, bist du nun bereit dazu, deinen Arbeitstag (neu) zu organisieren um strukturierter zu werden? Dank der von mir vorgestellten Methoden und Techniken hast du nun ganz viele Impulse, um deinen Fokus zu halten und zukünftig effektiver zu arbeiten.

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