Warum du Asana Projektmanagement für dein Business brauchst
Kennst du das Gefühl, wenn alles gleichzeitig passieren muss und du nicht weißt, wo du anfangen sollst? Bei mir ist das aktuell Alltag: Alleinerziehend, mein Business, Haushalt – und das alles ohne Kita-Unterstützung. Da zählt jede Minute, und gleichzeitig macht mein Gehirn mir oft einen Strich durch die Rechnung: Listen und Termine? Vergessen!, wenn ich sie nicht sofort festhalte 😅. Ob es um Kundenprojekte, tägliche To-Dos oder das Wocheneinkaufschaos geht – ohne ein verlässliches System (wie mein Asana Projektmanagement, aber dazu komme ich gleich) wäre ich absolut verloren.
Trotz meiner Liebe zur Struktur ist das alles gar nicht so einfach, besonders wenn man wie ich neurodivergent ist und die Tendenz dazu hat, sich viel zu viel aufzuhalsen. Früher war das ein echter Stressfaktor, der mich oft unvorbereitet erwischte: Produktideen ohne den richtigen Launchplan, Webinare ohne fertige Inhalte, Rechnungen ohne Erinnerung. Ich wusste, dass ich dringend eine Unterstützung brauche, die mich organisiert hält, ohne zusätzlichen Aufwand zu machen – und hier kam die Asana App, genauer gesagt das Asana Projektmanagement ins Spiel.
Heute ist die Asana App mein persönlicher Assistent für alles, was ich sonst vergesse. In diesem Artikel möchte ich dir zeigen, warum Asana für mich unverzichtbar geworden ist, wie ich damit meine Business-Aufgaben strukturiere, meine Projekte manage und gleichzeitig meinen Alltag besser organisiere. Wenn du dich auch schon mal im „To-Do-Listen-Chaos“ verlaufen hast oder ein einfaches System suchst, das wirklich funktioniert, dann ist Asana vielleicht genau das Richtige für dich 💪✨.
Was ist die Asana App und wie hilft sie Selbstständigen?
Wenn du den Namen „Asana“ hörst, denkst du vielleicht zuerst an eine Yoga-Position 🧘 – aber keine Sorge, hier geht es nicht darum, auf einem Bein zu balancieren. Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das dich bei der Organisation und Verwaltung deiner Aufgaben unterstützt. Mit Asana kannst du all die kleinen und großen To-Dos, die sich im Business ansammeln, an einem Ort bündeln. So kannst du Projekte, Deadlines und Aufgaben im Überblick behalten, ohne ständig zwischen Notizzetteln, E-Mails und Kalendern zu jonglieren.
Was macht Asana Projektmanagement so effizient?
Asana funktioniert wie ein digitales Organisationstalent, das dein Leben und dein Business einfacher macht. Die Plattform hilft dir, Informationen organisiert abzulegen, Aufgaben zu priorisieren, Projekte zu strukturieren und Zeit zu sparen – egal ob du alleine oder mit einem Team arbeitest. Asana bietet verschiedene Ansichten, darunter eine To-Do-Liste, eine Kalenderansicht und das praktische Kanban-Board, um deine Aufgaben visuell zu ordnen. Dabei kannst du entscheiden, welche Ansicht für dich am besten passt – oder zwischen ihnen wechseln, wenn dir das hilft, den Überblick zu behalten.
Vorteile von Asana für Aufgabenorganisation und Projektmanagement
Gerade für kleine Unternehmen und Selbstständige ist Asana eine wertvolle Unterstützung, um Projekte klar zu organisieren und alle To-Dos im Blick zu behalten.
Obwohl Asana ursprünglich für die Teamarbeit entwickelt wurde, ist es auch für Einzelunternehmer als Projektmanagement-Tool ideal geeignet. Besonders hilfreich ist, dass du nicht nur deine eigenen Aufgaben tracken, sondern auch Dateien, Kommentare und Links direkt an die jeweilige Aufgabe anhängen kannst. So musst du nie lange suchen, sondern hast alle wichtigen Informationen zentral und geordnet in deinem Asana-Workspace.
Und keine Sorge – die kostenfreie Version der Asana App ist sehr mächtig und reicht in den meisten Fällen vollkommen aus (ich selbst arbeite damit schon seit Jahren).
In diesem Blogartikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du Asana optimal für dein Business nutzt – und wieso ich mittlerweile nicht mehr ohne dieses Tool arbeiten könnte.
Wozu nutze ich die Asana App?
Asana ist für mich der zentrale Ankerpunkt, um mein Online-Business und alles Drumherum zu organisieren. Hier ein paar praktische Beispiele, wie das Tool meinen Alltag erleichtert:
Aufgabenorganisation & Priorisierung: Alle To-Dos meines Business sammle ich in Asana. Hier kann ich sie priorisieren, Deadlines setzen und die Übersicht behalten, welche Aufgaben als Nächstes anstehen.
Alle Informationen gebündelt in einem Projekt: Von den Business-Ideen bis zu wichtigen Dokumenten – Asana dient mir als „Speicher“, in dem alles gebündelt ist, was ich immer griffbereit haben muss.
Content-Planung: Ob Blogartikel, Social Media oder Newsletter – jede Content-Idee landet in Asana. Ich organisiere meine Themen monatsweise und kann meine Beiträge von der Idee bis zur Veröffentlichung durchplanen.
Speichern meiner Weiterbildungsinhalte: Wenn ich an einem neuen Kurs oder Webinar teilnehme, lege ich in Asana eine eigene Aufgabe an, in der ich die wichtigsten Infos und Links zu den Materialien sammle.
Sammeln von Testimonials: Kundenfeedback ist wichtig, und mit Asana kann ich alle Testimonials übersichtlich speichern und für spätere Verwendung organisieren.
1:1-Coachings tracken: Ich nutze Asana auch, um meine Coaching-Sessions zu verwalten. Hier speichere ich Notizen, Fortschritte und Erinnerungen an meine Termine, damit ich immer auf dem aktuellen Stand bleibe.
Produkterstellung und Launch-Planung: Wenn ich ein neues Produkt entwickle, lege ich in Asana ein Projekt an, um jeden Schritt von der Idee über die Umsetzung bis zum Launch durchzuplanen. So geht nichts verloren, und ich kann den Fortschritt immer nachverfolgen.
Mitgliederbereich verwalten: Für meinen Mitgliederbereich setze ich in Asana verschiedene Aufgaben auf, um Inhalte zu organisieren, Feedback zu sammeln und neue Ideen zu strukturieren.
Asana ist somit nicht nur mein Tool zur Aufgabenverwaltung, sondern ein echtes Organisationstalent, das mir hilft, mein Business im Blick zu behalten und zielgerichtet zu arbeiten.
Darum empfehle ich für Selbstständige das Projektmanagement-Tool Asana
I LOVE ASANA! ❤️ Wenn du also nicht nur auf der Suche nach einem Projektmanagement-Tool bist, sondern einen wahren Alleskönner willst, der dich in deinem Business wirklich unterstützt, kann ich Asana nur wärmstens empfehlen. Warum? Weil es einfach viele geniale Funktionen hat, die dir dein Leben erleichtern und den Business Alltag versüßen werden, aber siehe selbst:
1) Meine Aufgaben – Die Übersicht in der Asana Board-Ansicht für effizientes Arbeiten
Einer der größten Gamechanger für mich in Asana ist definitiv der Reiter „meine Aufgaben“ für die ultimative Übersicht! Hier organisiere ich alle meine To-Dos – von großen Business-Projekten bis zu privaten Aufgaben. In einer klar strukturierten Board-Ansicht kann ich sofort sehen, was noch zu erledigen ist und was ich schon abgehakt habe. Alles landet hier: vom nächsten Blogartikel über anstehende Coaching-Sessions bis hin zu kleinen Haushaltsaufgaben. Ich liebe es, alles in einer visuellen Darstellung zu haben – so behalte ich den Überblick, ohne mich zu verzetteln.
Der große Vorteil: Ich kann meine Aufgaben schnell umsortieren und nach Priorität oder Fälligkeit anpassen, je nachdem, was gerade wichtiger wird. Wenn ich morgens als erstes in die Asana App schaue, ist alles schon klar strukturiert, und ich weiß, wo ich anfangen muss. Abends nutze ich die 5 Minuten, um alles für den nächsten Tag vorzubereiten und meine Kapazitäten realistisch einzuschätzen. Auch während des Arbeitens schaue ich immer wieder rein, um sicherzugehen, dass ich auf Kurs bleibe.
Es mag dramatisch klingen, aber alleine diese Funktion hat mein Leben verändert! Sie gibt mir nicht nur Struktur, sondern auch Flexibilität, was in meinem hektischen Alltag einfach unverzichtbar ist. Wenn du auch alles auf einen Blick haben möchtest, dann kann ich dir Aufgabenorganisation in Asana nur empfehlen. Sie sorgt dafür, dass du nie den Überblick verlierst – egal, wie voll dein Tag auch ist 💪.
2) Die verschiedenen Ansichten in Asana: Projekte effizient organisieren
Die Asana App bietet dir verschiedene Ansichten, die dir helfen, Infos oder Aufgaben so darzustellen, wie du sie brauchst. Jede Ansicht hat ihre eigenen Vorteile und du kannst mit einem Klick hin- und herschalten, je nach Bedarf:
1. Board-Ansicht: Projekte übersichtlich organisieren
In der Board-Ansicht kannst du Aufgaben in Spalten wie „To Do“, „In Arbeit“ und „Fertig“ organisieren. Diese Ansicht ist besonders hilfreich, um Projekte visuell zu verfolgen und Aufgaben nach Status oder Priorität schnell zu sortieren, aber auch Informationen lassen sich so gut ablegen.
2. Listenansicht: Der perfekte Überblick bei großen Projekten
Die Listenansicht hilft dir, umfangreiche Projekte zu strukturieren und alle Aufgaben klar und übersichtlich darzustellen. Bei größeren Projekten wie einem Launch behältst du so die Kontrolle über alle Schritte.
3. Kalenderansicht: Für eine effiziente Planung
Die Kalenderansicht ist ideal, um Aufgaben und Projekte nach Zeitpunkten zu planen. Ob für Content-Planung oder andere wichtige Deadlines – so behältst du Termine und Aufgaben im Blick und kannst flexibel reagieren.
Mit diesen flexiblen Ansichten bietet dir Asana das perfekte Werkzeug für Aufgabenorganisation und eine effiziente Projektverwaltung.
3) Color Coding in Asana Projektmanagement: Prioritäten und Übersicht auf einen Blick
Ein weiteres Power-Feature in der Asana App ist das Color Coding – und ich liebe es! Damit kannst du Aufgaben und Projekte mit Farben kennzeichnen, was nicht nur für mehr Struktur sorgt, sondern auch für eine schnellere Orientierung. 🌈
Mit dieser Funktion kannst du Projekte nach Farben sortieren und so auf den ersten Blick erkennen, was zu welchem Bereich gehört. Egal, ob es um verschiedene Kundengruppen, Themen oder Prioritäten geht – durch das Color Coding weißt du sofort, was zu tun ist. Ich nutze es auch gerne, um Prioritäten visuell darzustellen: rote Aufgaben sind bei mir immer hochprioritär, grüne erledigte Aufgaben geben mir ein tolles Erfolgserlebnis.
Für mich ist dieses Tool im Asana Projektmanagement eine wahre Erleichterung, weil es mir hilft, meine Arbeit noch klarer zu strukturieren und auch zu prüfen, ob mein Fokus aktuell der richtige ist.
4) Verschiedene Projekte organisieren mit Asana: Flexibel und individuell
Mit Asana Projektmanagement kannst du viele verschiedene Projekte anlegen, die jeweils ihre eigenen Ziele verfolgen. Das Beste daran? Jedes Projekt steht für sich – du kannst sie nach Belieben anpassen und fokussiert an einzelnen Aufgaben arbeiten. Egal, ob du ein Launch-Projekt, die Planung deines nächsten Workshops oder die Content-Strategie strukturieren möchtest – in Asana ist jedes Projekt separat und übersichtlich.
Dank der Flexibilität der Asana App kann ich Projekte mit unterschiedlichen Zielen erstellen und individuell organisieren. So bleibt alles klar und strukturiert, ohne dass sich die Aufgaben überschneiden oder durcheinander geraten. 🎯
5) Vorlagen und wiederkehrende Aufgaben in Asana für effizientes Projektmanagement
In der Asana App sind Vorlagen und wiederkehrende Aufgaben echte Lebensretter, wenn es um Zeit und Effizienz geht! 🌟
Vorlagen ermöglichen es mir, Aufgaben, Projekte oder ganze Workflows für wiederkehrende Prozesse anzulegen – einmal erstellt, lassen sie sich immer wieder nutzen. Ob ich ein neues Projekt launche, meine Content-Planung angehe oder ein 1:1-Coaching plane, ich habe für alles eine passende Vorlage parat. Das spart enorm viel Zeit, weil ich nicht jedes Mal alles neu einrichten muss.
Und dann die wiederkehrenden Aufgaben! Diese Aufgaben tauchen automatisch genau dann auf, wenn ich sie brauche. Perfekt für wiederkehrende Business-Aufgaben wie die monatliche Buchhaltung oder ein Abstimmungsmeeting. Ich muss nicht mehr daran denken – Asana erinnert mich einfach zur richtigen Zeit.
Diese Funktionen im Asana Projektmanagement nehmen mir einen Großteil der Routinearbeit ab und sorgen dafür, dass ich mich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren kann. Weniger denken, mehr erledigen – das ist mein Motto, und Asana macht’s möglich! 🚀
6) Verknüpfungen in Asana: Alle Dateien und Informationen an einem Ort
Ein riesiger Vorteil der Asana App ist die Möglichkeit, sie mit anderen Tools zu verbinden und alle wichtigen Ressourcen direkt an Aufgaben anzuhängen. 🔗 Mit Google Drive, Dropbox und weiteren Integrationen kannst du Dateien problemlos verknüpfen und genau dort speichern, wo sie gebraucht werden. So sind wichtige Dokumente, Bilder oder Präsentationen für alle zugänglich und immer schnell zur Hand.
Aber das ist noch nicht alles: URLs, Links zu externen Seiten oder spezifische Notizen können direkt in Asana abgespeichert werden, sodass keine Informationen verloren gehen. Egal, ob es sich um Recherchematerial, Kundenfeedback oder Projektinformationen handelt – Asana hält alles zentral bereit.
7) Asana für unterwegs: Die mobile App
Überraschung – Asana App…hat ne App 😂
Ja, du hast richtig gehört – die Asana App gibt es auch für unterwegs! 📱 Die mobile Version ist perfekt, um auch außerhalb des Büros organisiert zu bleiben und jederzeit auf wichtige Aufgaben zuzugreifen. Ob auf dem Weg zum nächsten Meeting, in der Warteschlange oder einfach gemütlich vom Sofa aus – mit der Asana App kann ich schnell meine To-Dos checken, meine 57204 neuen Ideen pro Tag festhalten oder Prioritäten anpassen.
Die App bietet zwar nicht den kompletten Funktionsumfang der Desktop-Version und für das große Projektmanagement nutze ich weiterhin lieber die Desktop-Version, doch die mobile App ist unschlagbar, um Gedanken sofort festzuhalten und immer einen Überblick über meine wichtigsten Aufgaben zu behalten.
8) Zusammenarbeit und Projektmanagement mit Freelancern: Gleiches Recht (und Infos) für alle!
Mit Asana wird die Zusammenarbeit mit Freelancern einfach und übersichtlich, da alle Aufgaben und Rückfragen an einem zentralen Ort gesammelt werden können.
Ein großer Vorteil beim Asana Projektmanagement ist, dass ich Freelancer direkt zu bestimmten Projekten einladen kann. So arbeiten wir gemeinsam in einem klar definierten Bereich, ohne dass sie Zugriff auf alle meine anderen Aufgaben haben – super praktisch! Für jedes Projekt kann ich Dokumente, Links und Dateien anhängen und direkt teilen, damit alle immer die aktuellsten Infos haben.
Mit der Kommentarfunktion lässt sich zudem alles Wesentliche direkt an den Aufgaben klären, von Rückfragen bis hin zu Feedback. Das hält die Kommunikation übersichtlich und sorgt dafür, dass jeder den vollen Überblick hat, ohne endlose E-Mail-Ketten oder Chats. Gerade für kurzfristige Projekte oder Anpassungen ist das ein echter Zeitgewinn – Asana hilft uns, effizient und strukturiert zusammenzuarbeiten. 🌍
Asana im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools: Die beste Wahl für Selbstständige?
Im Dschungel der Projektmanagement-Tools ist es gar nicht so leicht, den Überblick zu behalten. Es gibt unzählige Möglichkeiten, Aufgaben zu organisieren, Projekte zu verwalten und Teams zu koordinieren – und jede Plattform hat ihre eigenen Stärken und Schwächen. 🌐
Asana hebt sich dabei besonders durch seine einfache Bedienung, Flexibilität und die Vielzahl an Funktionen hervor, die sowohl für Einzelunternehmer:innen als auch für größere Teams ideal sind. Ob du alleine arbeitest oder Freelancer einbindest – Asana bietet dir eine klare Struktur und viele hilfreiche Funktionen, die das Projektmanagement einfach und effizient machen.
In späteren Abschnitten werde ich noch genauer auf den Vergleich mit anderen beliebten Tools wie Monday, Trello und Notion eingehen und zeigen, was Asana einzigartig macht und wo es im direkten Vergleich seine Vorteile ausspielt.
Asana vs. Monday: Welches Projektmanagement-Tool ist besser für kleine Unternehmen?
Fakten zu Monday
Monday ist ein sehr visuelles und stark strukturiertes Projektmanagement-Tool, das in vielerlei Hinsicht ähnlich funktioniert wie Asana. Es bietet eine breite Auswahl an Automatisierungen und Workflows, die es ermöglichen, Prozesse und Aufgabenpläne im Voraus festzulegen. Besonders Teams, die auf festgelegte Workflows und klare Strukturen setzen, schätzen Monday, da es viele vordefinierte Optionen gibt, um Abläufe automatisiert zu steuern.
Wo Asana seine Vorteile hat
Im Gegensatz dazu bietet Asana mehr Flexibilität und lässt dir freie Hand bei der Gestaltung deiner Projekte und Aufgaben. Hier bestimmst du selbst, wie du deine Projekte strukturierst, Prioritäten setzt und Aufgaben organisierst. In Asana musst du dich nicht in vordefinierte Abläufe einfügen – das Tool lässt dir die Freiheit, deinen Arbeitsstil individuell umzusetzen.
Meine persönliche Meinung
Und genau das schätze ich an Asana: Ich will die Kontrolle über meine Projekte behalten und nicht von einem Tool vordefiniert bekommen, wie ich arbeiten soll. Automatisierte Workflows sind zwar hilfreich, aber ich brauche die Freiheit, Aufgaben flexibel anzupassen, um wirklich produktiv zu sein. Mit Asana kann ich meine eigenen Strukturen schaffen, spontan umplanen und Projekte genau so organisieren, wie es für mich am besten passt.
Asana vs. Trello: Warum Asana besser für umfassendes Projektmanagement geeignet ist
Fakten zu Trello
Trello ist ein einfaches und beliebtes Projektmanagement-Tool, das auf der Kanban-Ansicht basiert. Es ist leicht zu bedienen und besonders für visuelle Planungen geeignet. In Trello kannst du Aufgaben und Projekte als Karten anlegen, die du in verschiedenen Spalten („To Do“, „In Progress“, „Done“) organisierst. Trello eignet sich gut für kleinere Projekte und Teams, die keine komplexen Funktionen oder umfangreiche Automatisierungen benötigen. Es bietet jedoch im Vergleich zu Asana weniger Anpassungsmöglichkeiten und hat einen geringeren Funktionsumfang, insbesondere wenn es um größere Projekte oder detaillierte Aufgabenverwaltung geht.
Wo Asana seine Vorteile hat
Asana bietet dir nicht nur die Kanban-Ansicht, die Trello auszeichnet, sondern auch weitere Ansichten wie Listen- und Kalenderansichten, die dir einen detaillierteren Überblick über komplexe Projekte ermöglichen. Dazu kommen viele Zusatzfunktionen wie Unteraufgaben, wiederkehrende Aufgaben und tiefere Integrationen mit anderen Tools, die bei Trello nur begrenzt verfügbar sind. Für alle, die an großen Projekten mit vielen Aufgaben arbeiten, ist Asana oft die bessere Wahl, da es flexibler und anpassbarer ist.
Meine persönliche Meinung
Trello ist für mich wie die kleine Schwester von Asana. Es ist einfach zu bedienen und übersichtlich, aber wenn ich alle Funktionen und die Flexibilität haben kann, die Asana bietet, frage ich mich: Warum die kleine Schwester nutzen, wenn ich die große Schwester haben kann? Asana ist für mich das umfassendere Tool, das auch bei größeren Projekten und komplexeren Anforderungen gut funktioniert – und für alles, was darüber hinausgeht, ist Trello mir einfach zu begrenzt.
Asana vs. Notion: Effiziente Aufgabenorganisation ohne Ablenkungen
Fakten zu Notion
Notion ist ein extrem flexibles Tool, das nicht nur für Projektmanagement, sondern auch für Notizen, Wissensdatenbanken und vieles mehr genutzt werden kann. Es bietet nahezu unbegrenzte Gestaltungsmöglichkeiten: Nutzer:innen können eigene Seiten erstellen, Datenbanken einrichten und sogar visuelle Layouts individuell anpassen. Diese Flexibilität macht Notion für viele attraktiv, die ihre Arbeitsweise komplett personalisieren möchten. Notion eignet sich besonders für Einzelpersonen oder Teams, die eine vielseitige Plattform suchen, um nicht nur Projekte zu organisieren, sondern auch Inhalte, Links und Dokumente zu strukturieren.
Wo Asana seine Vorteile hat
Während Notion durch seine Anpassungsoptionen glänzt, punktet Asana mit einer klareren, vorgegebenen Struktur. Im Vergleich ist Asana weniger frei gestaltbar, was jedoch den Vorteil hat, dass es eine klare Linie vorgibt und sich auf Aufgaben- und Projektmanagement konzentriert. Mit Asana kann ich Aufgaben, Projekte und Fristen ohne viel Designaufwand und ohne Ablenkung durch unzählige Layoutoptionen anlegen und verwalten.
Meine persönliche Meinung
So praktisch Notion für manche sein mag – für mich bietet es zu viel Gestaltungsspielraum. Ich verliere mich leicht in den unzähligen Verknüpfungsmöglichkeiten, Layout-Optionen und Design-Ideen. Für mich als jemand, der perfektionistisch veranlagt ist, ist das eher eine Gefahr: Ich könnte Stunden damit verbringen, alles „ideal“ anzuordnen. Asana gibt mir hier einen klareren Rahmen vor, sodass ich mich auf das Wesentliche konzentrieren kann – meine Aufgaben und Projekte.
Dein nächster Schritt: Aufgabenorganisation mit Asana für Selbstständige meistern
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