Buchhaltung mit Lexware für Einsteiger: So behältst du den Überblick ohne Stress
Mal ehrlich: Buchhaltung ist selten der Grund, warum du dich selbstständig gemacht hast, oder? 😅 Aber sie gehört nun mal dazu – ob du willst oder nicht.
Was viele unterschätzen: Gerade zu Beginn entscheidet deine Buchhaltung darüber, wie entspannt oder chaotisch dein Business läuft. Rechnungen, Belege, Steuern – das alles kann dich entweder richtig viel Nerven kosten … oder super easy nebenbei laufen.
💡 Die gute Nachricht: Du brauchst kein Buchhaltungs-Genie zu sein, um Ordnung in deine Finanzen zu bringen.
Was du brauchst, ist ein Tool, das dir Arbeit abnimmt, statt sie dir aufzuhalsen.
Und genau deshalb geht’s heute um Lexware Office (früher bekannt als Lexoffice) – die smarte Lösung für alle, die mit Buchhaltung eigentlich nix am Hut haben, aber trotzdem wissen:
👉 Ohne geht’s nicht.
👉 Chaos ist keine Option.
👉 Und einfache Lösungen sind einfach besser.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie Buchhaltung mit Lexware für Einsteiger:innen funktioniert, warum das Tool so viele Selbstständige feiern – und wie du dir mit ein paar Klicks richtig viel Stress ersparst.
Ready? Dann los. 🚀
Warum du deine Buchhaltung nicht auf die lange Bank schieben solltest 🧾
Ich weiß, ich weiß – Buchhaltung ist ungefähr so beliebt wie Zahnarztbesuche. Aber wenn du zu lange wartest, wird’s in beiden Fällen richtig unangenehm. 😬
Denn was anfangs nach ein paar Rechnungen und Quittungen aussieht, wird schnell zur unübersichtlichen Zettelwirtschaft. Und irgendwann sitzt du dann vor einem Berg von Belegen und denkst dir:
„Wie soll ich das jetzt alles ordnen… und hab ich was vergessen?“
💡 Die harte Wahrheit:
Wenn du selbstständig bist, bist du verpflichtet, deine Einnahmen & Ausgaben ordentlich zu dokumentieren – und zwar von Anfang an. Steuerlich. Nachvollziehbar. Pünktlich.
Aber:
Du musst nicht stundenlang mit Excel kämpfen.
Du musst nicht panisch googeln, ob deine Rechnung vollständig ist.
Und du musst auch nicht auf den letzten Drücker alles für die Steuer zusammenkramen.
👉 Was du brauchst, ist ein System, das dir die Basics abnimmt und dir klare Strukturen vorgibt.
So wie Lexware Office – das Tool, mit dem du von Anfang an alles im Griff hast, ohne zur Buchhalterin mutieren zu müssen.
Und keine Sorge: Du brauchst keine Vorkenntnisse, keine 4-stündige Schulung und kein Händchen für Zahlen. Nur einen Plan – und den bekommst du jetzt.
Was ist Lexware – und warum ist es perfekt für Einsteiger:innen? 💻
Wenn du „Buchhaltungssoftware“ hörst, zuckt wahrscheinlich irgendwo in dir was zusammen. Klingt nach Bürokratie, Zahlenkram und Steuerchaos, oder? Keine Sorge – Lexware ist das Gegenteil davon.
🔎 Kurz gesagt:
Lexware ist eine Buchhaltungssoftware, die speziell für Selbstständige, Freelancer:innen & kleine Unternehmen gemacht ist. Du kannst damit:
- Rechnungen schreiben
- Einnahmen & Ausgaben erfassen
- Belege hochladen & sortieren
- Deine Steuer vorbereiten
- Und alles sauber dokumentieren, ohne Buchhaltungswissen
Und das Ganze passiert intuitiv, übersichtlich und online – ganz ohne verstaubte Tabellen oder komplizierte Menüs.
💡 Warum ich persönlich Lexware so genial finde:
✅ Alles an einem Ort:
Kein Herumirren zwischen Tools, kein Chaos mit Ordnern – du machst alles direkt in Lexware. Von der Rechnung bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.
✅ Automatisierungen, die Zeit sparen:
Regelmäßige Ausgaben kannst du automatisieren. Belege kannst du einfach abfotografieren & hochladen. Lexware erkennt oft automatisch, was wohin gehört.
✅ Rechnungen, die rechtlich sicher sind:
Du musst nicht wissen, welche Pflichtangaben auf deine Rechnung gehören – Lexware sorgt dafür, dass alles passt.
✅ Schnittstelle zum Steuerbüro:
Viele Steuerberater:innen arbeiten direkt mit Lexware – heißt: Du exportierst deine Daten mit wenigen Klicks und sparst dir das nervige PDF-Hin-und-Her.
Kurz gesagt: Lexware ist wie eine smarte Assistentin für deine Buchhaltung – sie weiß, was wichtig ist, stellt die richtigen Fragen und sorgt dafür, dass du dich auf dein Business konzentrieren kannst.
🧘 Weniger Stress, weniger Fehler, mehr Überblick. Und das Beste: Du brauchst dafür keinen Mathe-Leistungskurs und auch keinen Steuer-Slang.
So startest du mit Lexware – Schritt für Schritt 🚀
Du willst’s direkt angehen? Sehr gut. Hier kommt dein Mini-Setup-Guide für Lexware – ganz ohne Fachchinesisch, dafür mit Fokus auf „einfach machen“.
1. Lexware Account erstellen – aber bitte nicht das kleinste Paket 😉
Für Selbstständige, die regelmäßig Rechnungen schreiben und sich nicht mit Steuerthemen herumschlagen wollen, empfehle ich dir mindestens den Tarif M – damit kannst du u. a. rechtssichere Rechnungen und E-Rechnungen erstellen.
Noch besser (und das nutze ich selbst): Tarif L.
Damit kannst du zusätzlich:
- deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt über Lexware ans Finanzamt übermitteln
- wiederkehrende Aufgaben automatisieren
- dein Steuerbüro direkt anbinden
👉 Hier anmelden: lexware.de
💡 Tipp: Lexware kannst du erstmal kostenlos testen. So findest du heraus, ob das Tool wirklich zu dir passt (Spoiler: wird’s). oft gibt es für die ersten 3 Monate auch 50% Rabatt:
2. Grundeinstellungen & Daten eintragen
Lexware führt dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung:
✔ Unternehmensdaten & Steuernummer
✔ Auswahl der Rechtsform
✔ Umsatzsteuerpflicht: ja oder nein?
✔ Kontoverbindung
Alles ist verständlich erklärt – und falls du mal hängst, gibt’s eine super Hilfefunktion.
3. Deine erste Rechnung schreiben ✍️
Jetzt wird’s praktisch. In wenigen Klicks ist deine erste Rechnung erstellt:
- Bei Belegen einen neuen Beleg auswählen und Rechnung anklicken
- Daten zu deinem Kunden hinterlegen
- Produkt/Dienstleistung eintragen
- Preis & Steuersatz festlegen
- Speichern & als PDF oder direkt per E-Mail versenden
🔥 Lexware achtet automatisch auf alle Pflichtangaben – du brauchst dir keine Gedanken über Rechnungsnummern, Formulierungen oder Steuerhinweise machen.
4. Einnahmen & Ausgaben erfassen
Alle weiteren Belege kannst du einfach hochladen oder sogar direkt einscannen.
Mein Workflow: Sobald ich irgendwo eine Rechnung erhalte (E-Mail, Post), lade ich sie SOFORT bei Lexware hoch.
Spätestens einmal im Monat erfasse ich dann alle Belege. Dafür arbeite ich Beleg für Beleg ab.
Lexware hat eine automatische Texterkennung und füllt viele Textfelder selbst aus. Du solltest aber dennoch alles prüfen und ggf. manuell die Felder ausfüllen, die noch leer sind (z.B. die Kategorie oder den Steuersatz).
Achte unbedingt darauf, dass der Beleg als Ein- oder Ausgabe richtig eingeordnet ist. Wenn die Rechnung schon bezahlt wurde und dein Bankkonto nicht verknüpft ist, klicke unten auf „privat bezahlt“.
💡 Mega smart: Wenn du dein Bankkonto verknüpfst, erkennt Lexware Zahlungseingänge automatisch – und verknüpft sie mit der passenden Rechnung.
Ich persönlich mache das nicht, da ich selbst lieber Hand anlege.
5. Steuer-Vorbereitung mit einem Klick
Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR oder Jahresübersicht – alles machbar mit ein paar Klicks.
Gerade im Tarif L hast du hier richtig viele Möglichkeiten, um deine Buchhaltung mit dem Finanzamt stressfrei zu regeln.
Hier kannst du z.B. via ELSTER deine Umsatzsteuervoranmeldung machen oder deine EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) erstellen – ganz einfach mit wenigen Klicks – solange deine Ein- und Ausgaben stets up-to-date sind.
Oder du schickst die Daten direkt an dein Steuerbüro – Lexware hat eine Schnittstelle für viele Kanzlei-Systeme.
6. Steuererklärung? Easy – mit Smartsteuer & Lexware 🧠
Wenn du deine Steuer selbst machen willst, kannst du die Daten aus Lexware ganz easy exportieren und direkt in Smartsteuer übernehmen.
👉 Bedeutet: Kein nerviges Übertragen von Zahlen, kein Chaos mit Belegen – du nutzt einfach die vorhandenen Daten aus deiner Buchhaltung.
So machst du deine Einkommenssteuererklärung dank der EÜR aus Lexware super schnell und fehlerfrei – selbst, wenn du kein Steuerprofi bist.
💡 Gerade für Einzelunternehmer:innen ist das die perfekte Kombi:
Lexware + Smartsteuer = Steuererklärung ohne Tränen. 😅
Fazit: Du brauchst keinen Steuerkurs, kein Finanzchaos und kein Excel. Du brauchst Lexware – und einen Kaffee. ☕😉
Typische Buchhaltungsfehler – und wie du sie mit Lexware vermeidest ❌
Klar, Fehler passieren. Aber bei der Buchhaltung können sie dich im schlimmsten Fall Zeit, Geld oder sogar Ärger mit dem Finanzamt kosten. 😬 Die gute Nachricht? Mit Lexware musst du nicht in jede Falle tappen.
Hier sind die Klassiker – und wie du sie clever umgehst:
1. Du sammelst Belege – aber findest sie nie wieder
Du hast irgendwo die Quittung, aber wo war die nochmal? In der Handtasche? In den Fotos? In der Schublade hinter dem Kassenbon von 2021?
Mit Lexware:
→ Belege einfach direkt einscannen oder abfotografieren und hochladen.
→ Automatisch richtig zuordnen und archivieren.
→ Nie wieder panisch suchen – alles ist da, wo es hingehört.
2. Rechnungen selbst basteln – ohne Pflichtangaben
Rechnungsnummer vergessen? Keine Umsatzsteuer ausgewiesen? Das kann richtig Ärger machen – vor allem bei einer Prüfung.
Mit Lexware:
→ Jede Rechnung ist rechtssicher.
→ Pflichtangaben wie Steuernummer, Adresse, Datum, Umsatzsteuer-Hinweis usw. werden automatisch eingefügt.
→ Du kannst dich voll auf den Inhalt konzentrieren – der Rest läuft im Hintergrund.
3. Einnahmen & Ausgaben zu spät eintragen
„Mach ich später“ ist bei der Buchhaltung meistens gleichbedeutend mit: Mach ich nie. Und dann geht’s los mit dem Rätselraten – war das jetzt beruflich oder privat?
Mit Lexware:
→ Du kannst alles direkt erfassen oder sogar automatisieren.
→ Wiederkehrende Ausgaben? Einfach als Dauerbuchung einrichten.
→ Bankverbindung verknüpfen = Transaktionen werden automatisch zugeordnet.
💡 Pro-Tipp: Ich habe mir in Asana ein wöchentliches Finanz-Date eingerichtet.
Da checke ich fix meine Kontobewegungen, lade offene Belege hoch und hake ab, was erledigt ist. So bleibt nix liegen.
👉 Wie genau Asana funktioniert, erkläre ich hier:
🔗 Warum du Asana Projektmanagement für dein Business brauchst
4. Fristen verpassen – und es wird teuer
Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR, Jahresabschluss – und plötzlich ist der Abgabetermin morgen. 🙃
Mit Lexware:
→ Du hast jederzeit einen Überblick über noch offene Rechnungen & Co. und kannst so sicherstellen, dass zu den Fristen alles in trockenen Tüchern ist.
→ Viele Berichte (z. B. UStVA) kannst du direkt elektronisch ans Finanzamt senden.
→ Du sparst dir nicht nur Stress, sondern auch potenzielle Mahngebühren.
💡 Noch mehr Überblick:
Ich nutze Asana zusätzlich für einen monatlichen Finanz-Check, damit ich rechtzeitig alles durchgehe, meine Zahlen sortiert habe und keine Abgabe mehr verpasse.
Lexware sorgt für Struktur in deinen Zahlen. Asana für Struktur in deinem Alltag. Kombiniert ist das unschlagbar – und macht Buchhaltung plötzlich erstaunlich machbar. 🧾💪
Fazit: Buchhaltung muss nicht wehtun – wenn du die richtigen Tools nutzt
Buchhaltung muss kein Stressfaktor sein. Kein Zahlen-Monster. Kein Grund, warum du abends mit schlechtem Gewissen vom Schreibtisch aufstehst.
Was du brauchst, ist:
✅ Ein Tool, das dich unterstützt – wie Lexware, mit dem du deine Buchhaltung easy, schnell und fehlerfrei erledigst.
✅ Und ein Workflow, der dir hilft, dran zu bleiben – z. B. mit festen Finanz-Checkpoints in Asana.
✅ Und vor allem: Klarheit darüber, was du überhaupt brauchst – ohne dich im Dschungel aus Tools, Plattformen und Möglichkeiten zu verlieren.
Hol dir den ultimativen Tools & Technik Guide 2025 🚀
Du bekommst ein kostenloses 20-seitiges PDF, in dem ich dir alle Tools und Equipment vorstelle, die du 2025 für dein Online Business brauchst:
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